الموسوعة هي :.. كتاب أو مجموعة من الكتب تشتمل على معلومات عن الناس والأماكن والأحداثوالأشياء مرتبة ترتيبًا ألفبائيًا أو موضوعيًا.
ويمكن أن تتطرّق الموسوعة إلى كل مجالات المعرفة، أو تختص بمجال معرفي واحد.

ومن هنا، فإن الموسوعة العامة مثل الموسوعة العربية العالمية التي بين يدي القارئ، تتضمن معلومات في كل مجال من مجالات المعرفة.

أما الموسوعة المتخصّصة، فتقدم معلومات تفصيلية وفنية متعمقة في مجال معرفي معين مثل الأدب أو الطب أو العلوم الاجتماعية.

وجد الدارسون قديمًا أن المعلومات التي يحتاجونها متفرقة وموزعة في المخطوطات والرقاع واللفائف في أماكن مختلفة من العالم.

فقام بعض هؤلاء الدارسين بتأليف مراجعهم الخاصة عن طريق نقل ونسخ أجزاء طويلة من أعمال المؤلفين الآخرين، بينما قام بعضهم بنقل نبذ من المعلومات من المصادر المختلفة.

تختلف تلك المراجع القديمة عن الموسوعات، كما نعرفها اليوم، في أكثر من ناحية.

على سبيل المثال، قام العلماء الأوائل بعرض المعلومات عرضًا سهلاً في مراجع خاصة.

يضاف إلى ذلك أنهم وضعوا تلك المراجع لأنفسهم، أو لزملائهم من العلماء، وليس لغالبية الناس.

أما محررو الموسوعات هذه الأيام فينظّمون مواد الموسوعات بعناية حسب طريقة أو نظام معين، ويسعون إلى جمع معلومات صحيحة ودقيقة، كما أنهم يقدمون المعلومات إلى قطاعات كبيرة ومتنوعة من الناس.

وكلمة موسوعة من الكلمات المحدثة في اللغة العربية، وهي مشتقة من الفعل وسع الذي يدل على الشمول والكثرة.

ويقال فلان موسوعي المعرفة: إذا كان واسع العلم متنوع الثقافة، ومن معنى الشمول والكثرة والتنوع جاءت كلمة موسوعة، لتعني الكتاب الذي يسع معلومات في كل ميادين المعرفة.

أما كلمة Encyclopedia الإنجليزية، وهي المقابل الإنجليزي لكلمة موسوعة، فقد جاءت من اللغة اليونانية وتعني في الأصل التعليم العام، أو التعليم المتنوع الجيد.

ولم يشع استخدام الكلمة في الغرب إلا في القرن الثامن عشر الميلادي.
تقوم الموسوعة العامة الجيدة على خطط علميَّة محكمة، وتقدم معلومات وحقائق عن الإنسانية والمعتقدات والأفكار والإنجازات، وعن العالم الذي يعيش فيه البشر، وعن الكون الذي يشكلون جزءا منه، دون تحيّز أو تعصُّب، مستخدمة لغة سهلة مفهومة.

وتُعنى أيُّ موسوعة جيدة بمحاولة الإجابة عن أسئلة مثل: مَن؟ وما؟ ومتى؟ وأين؟ وكيف؟ ولماذا وجدت هذه الأشياء؟ فعلى سبيل المثال؛ يفترض في مقالة عن الرادار أن تخبرنا عن: ما الرادار؟ ومن اخترعه ومن طوّره؟ ومتى وأين حدث هذا التطوير؟ كذلك نتوقع أن تصف لنا المقالة كيف يعمل الرادار، ولماذا كان مهمًا في حياة الإنسان.

ليس باستطاعة شخص واحد أن يكتب ويوضّح بالرسوم والخرائط والأشكال موسوعة عامة.

إن إنجاز مثل هذا المشروع يحتاج مجهودًا مشتركًا يعتمد على جهود العلماء والمتخصصين الفنيين والباحثين وخبراء المكتبات والمحررين والتربويين والفنانين ورسّامي الخرائط.

كما يتطلَّب مثل هذا المشروع استثمار الناشرين أموالاً طائلة. ولكي يحافظ الناشر على تجديد الموسوعة ومواكبتها لما يستجد من معلومات وأحداث، فإنه يحتاج جهازًا دائمًا من الخبراء والموظفين ..

..: كيفية إعداد الموسوعة :..

يتطلب إعداد موسوعة جديدة، أو مراجعة وتحديث موسوعة قديمة كثيرًا من العمل.

فلا بد أولا من أن يكون لدى الناشر فكرة واضحة عن أغراض الموسوعة وأهدافها.

وعلى الناشر قبل الشروع في العمل أن يجيب عن عدد من الأسئلة مثل : أي الموضوعات ستشملها الموسوعة؟ ماحجم التركيز والعمق الذي ستحظى به هذه الموضوعات؟ من جمهور الموسوعة؟ ما أفضل طريقة لترتيب المواد والموضوعات بحيث يستفيد منها الناس أفضل استفادة؟ ما عدد مجلدات الموسوعة؟ ما مجمل عدد الصفحات؟ ما نوع وسائل الإيضاح (الرسوم، الخرائط، الأشكال، الصور)، وما عددها؟ ما أفضل الطرق لمساعدة القارئ في الاهتداء إلى موقع المعلومات التي يريدها بسهولة؟

..: الأغراض والأهداف :..

لابد أن يعرف القائمون على الموسوعة الهدف العام منها، قبل أن يحددوا الموضوعات التي ستشتمل عليها.

وتعتمد كتابة الموضوعات من حيث الحجم والشمول، أو العمق المتخصص، على نوع الموسوعة، وكونها متخصصة أو عامة، وعلى تحديد حجم التغطية المعرفية المنشودة.

..: جمهور الموسوعة :..

يؤدي جمهور الموسوعة دورًا مهمًا في تخطيط الموسوعة. فبعض الموسوعات موجّهة إلى الأطفال أساسًا، وبعضها موضوعة للباحثين والمتخصصين.

وهناك موسوعات موجهة إلى العائلة. وتهدف موسوعات العائلة إلى تلبية الاحتياجات المرجعيّة والدراسية للطلاب في مراحل التعليم الابتدائي والمتوسط والثانوي وما بعده.

كما أن موسوعات العائلة هذه مُصمّمة لتكون مرجعًا يوميا عامًا لأفراد العائلة، وللمدرسين والمتخصصين في المكتبات، ولقطاعات عريضة من الناس، أصحاب المهن والأعمال المختلفة.

في هذا الإطار، تكون وظيفة جهاز تحرير الموسوعة تزويد القارئ بالمعلومات الصحيحة والموضوعية.

وعليه، فدور المحررين يكمُن في إقامة روابط وجسور بين هذا الكمّ من المعارف وبين أولئك القرّاء الذين يريدون الاطلاع عليها.

ويقوم المحررون هنا بدور المفسّرين والمترجمين الذين يُقدمون ويَعْرضون معلومات يمكن للقارئ أن يفهمها بسهولة ويُسر.

ولتحقيق هذه الوظيفة، يعمل المحررون على اختيار النصوص وتنقيحها، كما يعملون على اختيار الرسوم والصور وغيرها من وسائل الإيضاح، وفي ضوء تصوّر واضح لجمهور الموسوعة.

..: حجم الموسوعة :..

يعتمد عدد صفحات الموسوعة وعدد مجلداتها على حجم المعلومات المراد عرضها، ومَنْ سيستخدم الموسوعة، كما يعتمد أيضًا على سعرها الذي ستُعرض به للبيع.

وبغض النظر عن عدد الصفحات وعدد المجلدات، فليس هناك موسوعة يمكن أن تشمل كل المعلومات المتوفرة عن كل موضوع.

ومن أجل ذلك، تتضمن معظم الموسوعات قوائم بأسماء كتب للقراءة الإضافية، أو تتضمن مواد أخرى لتقديم معلومات إضافية.

..: ترتيب موادّ الموسوعة :..

تستخدم معظم الموسوعات أحد أسلوبين رئيسيين في ترتيب الموضوعات. هذان الأسلوبان هما: الترتيب حسب الألفبائية، أو الترتيب حسب الموضوعات.

معظم الموسوعات، سواء أكانت تقع في مجلد واحد أو أكثر، مُرتبة حسب الألفبائية.

ومثل هذه الموسوعات قد يكون لها ترتيب ألفبائي واحد مستقل من الألف إلى الياء، أو قد يكون لها فهرس ألفبائي ثانِ على هيئة فهرس ملحق.
والفهرس: إما أن يكون في مجلد، أو صفحات مستقلة أو منفصلة، أو يُوزع على المجلدات؛ فيوضع في نهاية كل مجلد ما يتعلق به، في شكل فهرس ملحق بالمجلد.

أما الموسوعة التي تُرتّب حسب الموضوعات، فتقدم محتوياتها حسب الاهتمام بالموضوع نفسه.

فعلى سبيل المثال، قد يكون هناك مجلد مستقل للنباتات، وآخر للحيوانات، وثالث للتاريخ، ورابع للفنون، وهكذا.

أمّا كيفية تحديد الناشر لحجم ما ينبغي وضعه في كل مجلد من مواد، في حالة الترتيب الألفبائي مثلاً، فإنه : إمّا أن يخصص مجلدًا لكل حرف، مثلاً مجلد لحرف أ.

وهنا قد تكون المجلدات متفاوتة الحجم، وهو ما يُطلق عليه نظام مجلدات وحدة الحرف.

وإمّا أن يقرر الناشر إنجاز مجلدات متساوية، من حيث عدد الصفحات، حتى لو استدعى ذلك إكمال الحرف في مجلد لاحق، كأن يغطي المجلد الأول مثلاً المواد والموضوعات التي تبدأ من الحرف أ حتى أع مثلاً، ثم يبدأ المجلد الثاني فيغطي المواد من أغ إلى مادة ب ج وهكذا، وهذا ما يطلق عليه نظام مجلدات توزيع الحرف.